标准讲解环境管理体系文件

4.4.4环境管理体系文件
环境管理体系文件应包括：
a) 环境方针，目标和指标；
b) 环境管理体系范围的描述；
c）环境管理体系主要要素和他们的相互关系的描述，及参考的相关文件；
d）本标准所要求的文件，包括记录；
e）由组织决定的为确保重大环境因素有效地策划、运行和控制过程所必须的文件，包括记录。
 
本要素是指建立EMS文件体系，换言之是要写文件。这与ISO9000体系文件编写要求相同，大致上分手册、程序、作业指导书三个主层次，以及表格记录、其他文件等内容。条款之a、b指出文件应包含的信息内容，文件应对十七个要素的核心内容进行阐述。文件编写应体现出编者对要素的深刻理解和要素间的双互作用，换言之要再现出要素是一环扣一环，某些要素间是因果关系，某些要素间是平行关系，这就象企业内众多部门协调工作的双互关系一样。此外，文件还要提及查询相关文件的途径，这就象写毕业论文附后应提及引用文献以供查询一样。
EMS文件可以书面又或电子形式建立并保持。现在提倡节约用纸，加上电脑信息时代已来临，企业用内部网形式建立并维护该文件体系，逐步过渡到无纸化、网络化操作管理，不久将来，会有许多有关ISO14000管理的软件问世，这对实施ISO14001会有很大的促进作用。
最后值得一提的是，需要一套完善的系统的管理文件，但并不要求过于烦琐，关键是讲清要点，让员工明白如何操作就行了。
 
4.4.5 文件控制
环境管理体系及本标准所要求的文件应得到控制。记录是文件的一种特殊形式的文件，应按4.5.4中的要求进行控制。
组织应建立、实施并保持一套程序，使：
a) 文件发布前得到批准，确保文件的适用性；
b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
c) 确保文件的更改和现和修订状态得到识别；
d) 确保使用处可获得适用文件的有关版本；
e) 确保文件保持清晰，易于识别；
f）确保对环境管理体系的策划、运行所必须的外来文件得到识别，并控制其发放；
g）防止失效文件的误用，出于任何保存的目的而留存的文件应适当标识。
本要素与ISO9000标准的“文件控制”要素要求大致相同。考虑到有些企业未经历过ISO14000，有必要作一些解释，组织制订此程序就是为了管理EMS文件，确保它达到条款a、b、c、d、e之要求。
a是要求文件要发放到职能部门，当然并非每个部门都要有全套EMS文件，组织根据制订的文件分发清单把适用的文件发到有关部门。
b组织应定期对文件进行评审，这主要是因为运行、评审、认证、相关方要求等因素，使得组织发现文件存在不足。于是评审文件体系的有效性和充分性，必要时应进行修改，并由授权人员（ISO事务组等组织内部专责人员或外界咨询机构）确认新的文件是否适用、有效。
c是指对环境管理起关键作用的岗位（如污水处理站、危险品仓库等跟重要环境因素有关的作业岗位）都能得到现行有效的文件，换言之这些新文件一经发布应马上定位。
d是针对新文件发布，旧文件即时失效，组织应在先前所有发放和使用文件的场所撤回。特别要注意跟承包商等双关方有关文件，一旦失效同样应收回还采取措施（如公告、教育等）防止误用。（ISO14001内审员培训）
e是指对失效文件的管理，关键是要标识清楚，通常失效文件要加盖“作废文件”之类的印章。
条款最后一段是文件管理的基本要求，总的来说，文件管理程序应包括文件的批准、发放、使用、更改、报废、回收、保存等诸多环节内容。
 
4.4.6 运行控制
组织应根据其方针、目标和指标，识别并策划与确定的重要环境因素有关的运行，并确保它们在程序规定的条件下进行：
a) 对于缺乏程序指导可能导致偏离环境方针和目标与指标的情况，应建立、实施并保持一套以文件支持的程序；
b) 在程序中对运行标准予以规定；
c) 对于组织所使用的产品和服务中已标识的重要环境因素，应建立并保持一套管理程序，并将有关的程序与要求通报供方，包括合同方。
运行控制是实施ISO14001中极其重要的一环，它是EMS的具体实施和组织的实际行动。条款第一句表明运行控制是针对与重要环境因素有关的运行与活动。当然，这并不否定针对一般环境因素也进行运行控制，只是做事要抓主要矛盾，先对重要环境因素进行控制。
针对重要环境因素相关的运行与活动（包括维护工作），按条款a、b、c要求进行规划，通常是制订若干程序和作业指导书，指导员工操作。
a 是指如无程序指导将会导致偏离环境方针、目标与指标的运行情况，组织要制订相应程序。理论上所有针对重要环境因素的运行控制，如无程序或作业指导书指引都会导致偏离环境方针、目标与指标，即使个别时候不偏离，时间一长往往就会偏离，故实践中任何组织都应对重要环境因素制订相应的运行控制程序（或紧急预防的程序）。
b是指在程序中规定运行标准，“运行标准”可理解成“操作步骤”、“运作要领”等，但不能理解成“排放标准”。举例来说，如要处理一批废水，大致有如下的操作步骤（注：并非适应于所有污水处理）：
①    开泵抽水入反应池；
②    开启搅拌机；
③    投药反应；
④    关停水泵及停止搅拌；
⑤    静止沉淀1小时；
⑥    开泥浆泵把沉渣排去压滤机；
⑦    关泥浆泵，开排污泵抽水去过滤塔；
⑧    清水排放去下水道。
上述就构成了“污水处理程序”的运行标准，在此基础上，可用作业指导书对每个环节作更详细的规定。
c是要求组织把跟供方和承包方有关的运行控制程序（或作业指导书）通报对方，如把“原材料生产污染控制程序”、“工程施工管理规定”、“危险化学品管理程序”等跟相关方有关，而组织又能施加影响的程序通报相关方。
 
4.4.7 应急准备和响应
组织应建立，实施并保持一套程序，确定可能对环境产生影响的潜在的事故和紧急情况，及组织将如何响应这些事故和紧急情况。
组织应对实际的紧急情况和事故进行响应，并预防或减少可能伴随的负面环境影响。
组织应定期评估，必要时修订其应急准备与响应程序，特别是在事故或紧急情况发生后。
可行时，组织还应定期测试上述程序。
本条款要求组织确定潜在的事故或紧急情况，通常有火灾、爆炸、危险品泄漏、治污设施故障、污染事故等紧急情况。当发生上述情况时，组织应作出响应，减少其伴随的环境影响。为此，组织应制订一程序，预防及应付紧急情况。
条款第二段表示，如果事故或紧急情况发生后，组织应评审本程序看是否有漏洞或不足之处，并作修改。
条款第三段表示组织应尽可能定期验证该程序是否有效，如每年举行消防演习、防泄漏演习等，这起到打预防针的作用，做到有备无患。
最后补充一点：在一定程序上可把本要素理解为运行控制要素的一部分，只不过前者属于紧急状态下的运行控制，是任何人都不希望且正常情况下不会发生的，而后者是经常发生的属于正常状况下的运行控制，因此前者是后者的特殊情况。
 
 
 
4.5检查
4.5.1 监测和测量
组织应建立、实施并保持一套以文件支持的程序，对可能具有重大环境影响的运行的关键特性进行例行监测和测量。程序应包括文件化相关的监测信息，包括环境绩效、适宜的运行和对目标指标的符合情况。
组织应确保使用得到校准或验证的监测和测量设备，设备应得到维护，并保存有关记录。
监测是实施ISO14001中极其重要的一个环节，在这时我们首先得强调一点“监测”一词并非专指污染物检测化验，它范围已超越了化验这个层次，它包括对环境绩效（例如减少排污，节能降耗，生态恢复等）、运行控制过程、环境目标和指标符合情况，进行跟踪、记录。站在某种程度上，我们把“监测” 理解成“监察”也许更贴切些。条款第一段有一个很重要的词——“关键特性”，指是针对重要环境因素的相关的运行和活动的显著特点，就象上面所提到的环境绩效、运行控制、环境目标和指标符合情况等。为此，组织应制订一份监测记录表（类似于ISO9000的点检表），定期对各种关键特性进行监测记录。
条款第二段是专指针对化验的仪器设备应定期校准、维护保养，并作记录，有时需要聘请外面专业机构用先进仪器来校准或维护组织内部的化验设备，这同样需要作记录。
条款第三段要求组织建立并保持一套程序，定期评价环境法律、法规的符合情况。值得指出的是法规的符合性评价程序可合并到监测程序中，也可单独作为一程序。
 
4.5.2 评估法规的符合性
4.5.2.1 为符合其遵守法规的承诺，组织应建立、实施并保持定期评价期对适用法律法规符合性程序；
组织应保存定期评价结果的记录。
4.5.2.2 组织应定期评估应遵守的其他要求的遵守情况。组织可以与法规的符合性评价一起进行，也可以分开进行。
组织应保存定期评价结果的记录。
该条款要求组织应建立实施并保持定期评价适用法律法规要求的程序，并要求对其它企业应遵守的法律法规进行评估。该条款并非要求企业要符合所有环保法规与其他要求（事实上整个ISO14001标准也无硬性提及这一点），而是要求获取法规与其他要求。当然，组织获取后应努力改善不合法之处，以免受行政处罚。
 
4.5.3 不符合，纠正与预防措施
组织应建立、实施并保持一套程序，用来处理实际和潜在的不符合，采取纠正与预防措施。程序应包括以下要求：
a) 识别，纠正不符合，并减少其环境影响；
b) 调查不符合，确定其产生的原因，并采取措施避免其再次发生；
c) 评价需采取的措施以预防不符合，实施相关措施防止偶然发生；
d) 记录所采取的纠正与预防措施；
e) 评审所采取的纠正与预防措施的有效性。
所采取的纠正措施应与该问题的严重性和伴随的环境影响相适应。
 
条款要求针对运行过程中的种种不符合，组织应予以纠正和采取预防措施杜绝再度发生不符合，补充说明一下，不符合大致包括如下几方面：
①违反程序要求；
②违反日常操作规定；
③监测结果与目标指标不符；
④排放超标或其他违反环保法规的行为；
⑤内审发现的问题等。
对于不符合的处理，组织应规定有关职能部门（或个人）的职责和权限，他（们）有权对不符合进行调查处理，并采取纠正措施减少不符合产生的影响（和环境污染），还应制订预防措施防止重犯。附带提一下，条款中的预防措施是指出现不符合后预防再发生，而非未曾发生不符合，事先预防发生不符合的内容。
条款第二段指出纠正和预防措施要与问题的严重性和伴随的环境影响相适应，换言之是“大问题、大动作；小问题、小动作”对于大问题，从有关职责、权限、调查、处理到最终完成纠正措施和验证都要作详细规定，特别要在“不符合报告与纠正/预防措施表”中详细说明。对于小问题，有时可口头告诫，当即改正就行了。为界定问题（或不符合）的严重性，组织最好把（可能）发生的不符合进行分类，明确什么是严重的不符合，什么是轻微的不符合，有时过多出现的轻微不符合也可认定是严重不符合。
条款第三段强调如因纠正和预防措施的实施而对成文程序进行更改，组织应按新修改的内容实施，并记录所作的修改。
 
4.5.4 记录控制
组织应建立并保持必要的记录来证明对环境管理体系和本标准的符合性，及其所取得的结果。组织应建立，实施并保持一套程序，用来标识、保存、保护、恢复、保留与处置记录。
环境记录应字迹清楚，标识明确，具有可追溯性。
条款第一段规定组织建立并保持记录程序处理各种环境管理信息，程序中应列出需要记录的内容，大致上包括有：
⑴环境因素识别、评价的信息；
⑵收集环保法规及其他要求的信息；
⑶培训记录；
⑷投诉记录及处理决定；
⑸组织内、外沟通的信息；
⑹产品信息；
⑺运行控制过程的信息（如危险废物产生量的登记，能源、资源消耗统计，与供方、承包方有关的信息等）；
⑻事故或紧急情况的记录，预防演习的信息；
⑼监测信息；
⑽仪器校准、维护信息；
⑾不符合报告；
⑿内审记录；
⒀管理评审记录等。
第二段阐述记录的注意事项，针对不同性质的记录应确保相应的保存期限。
所有记录都会在特定情况（如内审、外审、管理评审等）被用来证明符合ISO14001标准之要求。
 
4.5.5 内部审核
组织应按计划的时间间隔进行内部环境管理体系审核，目的是：
a) 判定环境管理体系：
  1)是否符合对环境管理工作的预定安排和本标准的要求；
  2)是否得到了正确的实施和保持。
b) 向管理者报送审核结果。
审核方案的制定、实施与保持应立足于所涉及运行的环境重要性和以前审核的结果。
审核程序应建立、实施并保持，并规定：
——策划和实施审核、报告审核结果的职责与要求
——确定审核准则、范围、频次和方法
选择审核员及实施审核过程应确保审核的客观性和公正性。
本条款是指组织的内部审核，组织应制定内审程序和定其内审的方案，目的是对EMS的有效性进行判断，审核情况要向管理者汇报。
内审应覆盖组织内所有部门和ISO14001标准的所有要素，通常采取集中式或分散式（一次审核某些部门某些要素，若干时间段内完成全部部门和要素的审核）进行审核。
条款最后一段指出审核方案制订主要基于活动的重要性以前审核的结果，换言之要抓重点、抓薄弱环节来审，特别是针对重要环境因素相关的活动及以往内审出现不符合之处，这些都是重点审核对象。审核程序应包括如下几个方面内容：
① 待审核的活动与区域；
② 审核频次；
③ 管理与实施审核的职责；
④ 审核结果的通报；
⑤ 审核员能力要求；
⑥ 实施审核的方法和步骤；
⑦ 审核问题的处理。
 
 
4.6 管理评审
组织的最高管理者应按其规定的时间间隔，对环境管理体系进行评审，以确保体系的持续适用性、充分性和有效性。评审应包括环境管理体系改进的机会和对环境管理体系的修订的需要，包括方针、目标与指标。应保存评审的记录。管理评审的输入应包括：
a)内部审核的结果，对法规及其应遵守的其他要求的符合性评价的结果；
b)与外部相关方沟通的情况，包括投诉；
c)组织的环境绩效；
d)目标与指标的实现程度；
e)纠正与预防措施的状态；
f)前次管理评审的后续措施；
g)外部环境的变化，包括与其环境因素相关的法律与其他要求的发展；
h) 改进的建议；
    管理评审的输出应包括因环境方针、目标与指标的修订后做出决定和措施，并与持续改进的承诺相一致。
为确保EMS的持续适用性、充分性和有效性，条款要求组织定期对EMS进行评审，管理评审针对收集到的信息包括有：
① 内部审核结果；
② 环境目标、指标实现情况和环境绩效；
③ 变化的信息，如新的环保法规要求、新产品活动和服务等；
④ 相关方（客户、政府部门、社区等）关注的问题或要求；
⑤ 体系的适用性、有效性和充分性；
⑥ 其他可能适用的信息。
条款最后一段表示组织在管理评审时应指出需要修改体系的若干方面要素，如有必要可对EMS进行大修改，以达到持续改进的目的。
管理评审的结果（论）或建议，都应在评审后予以实施，评审过程应形成记录。